Réforme de la facturation électronique : une opportunité pour moderniser votre entreprise

La réforme de la facturation électronique approche à grands pas et va transformer en profondeur la gestion de votre entreprise. Loin d'être une simple contrainte administrative, cette évolution est une opportunité inédite de digitaliser vos processus, de gagner en productivité et de sécuriser vos transactions.

Bonne nouvelle : pas besoin d’être un expert en informatique. Des solutions simples et accessibles existent, adaptées aux TPE, PME et professions libérales. Avec la bonne préparation, cette transition peut vous faire gagner jusqu’à 15 heures par mois, réduire vos coûts administratifs et garantir votre conformité.

Cet article est là pour vous guider et vous montrer comment nous pouvons, ensemble, faire de cette transition un véritable succès pour votre activité grâce à des solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) comme Zeendoc et Openbee.

Qu'est-ce que la réforme de la facturation électronique ?

L'État français a décidé de généraliser la facturation électronique pour toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA. Objectifs :

  • simplifier les déclarations de TVA (qui pourront être pré-remplies à terme)
  • lutter contre la fraude.

Deux volets principaux :

  • L'e-invoicing : obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques pour les transactions B2B en France.
  • ‍L'e-reporting : transmission à l’administration fiscale des données de transactions non couvertes par l’e-invoicing (B2C, international).

Concrètement, finis les envois de factures PDF simples par email ou les factures papier. Une facture électronique, au sens de la réforme, est un document qui contient un ensemble de données structurées lisibles par les machines, permettant un traitement automatisé.

Qui est concerné et selon quel calendrier ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées, y compris les TPE, PME et micro-entrepreneurs. Le calendrier de déploiement est progressif :

  • Dès le 1er septembre 2026 :
    • Toutes les entreprises, sans exception, devront être capables de recevoir des factures au format électronique.
    • Les grandes entreprises et les ETI auront l'obligation d'émettre leurs factures au format électronique.
  • À partir du 1er septembre 2027 :
    • Ce sera au tour des PME, TPE et micro-entreprises d'avoir l'obligation d'émettre leurs factures électroniques.

Attention : le non-respect de ces obligations vous expose à des sanctions financières :

  • 15 € par facture non conforme (e-invoicing)
  • 250 € par transmission manquante (e-reporting), avec des plafonds annuels.

Comment ça va marcher ? Le schéma en "Y"

schéma explicatif de la facturation électronique

La réforme repose sur une nouvelle organisation des échanges de factures, appelée schéma en Y. Elle implique plusieurs acteurs clés :

Les entreprises assujetties à la TVA

Toutes les entreprises devront adapter leurs processus de facturation pour émettre et recevoir des factures électroniques conformes.

C’est un investissement initial (mise à jour des systèmes, formation des équipes), mais qui ouvre la voie à des gains durables : automatisation des tâches, réduction des erreurs et des coûts, meilleure conformité fiscale.

L’annuaire central

Au cœur du dispositif, l’annuaire central joue le rôle de base de données unique pour acheminer les factures vers le bon destinataire.

Il s’appuie sur quatre registres officiels :

  • INSEE (entreprises privées – SIREN/SIRET),
  • Chorus Pro (structures publiques – SIRET + codes de routage),
  • Administration fiscale (assujettis TVA),
  • Liste des PDP immatriculées.

Cet annuaire garantit un routage fiable et sécurisé de chaque facture.

Le concentrateur des données

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ne communiquent pas directement avec l’administration fiscale.

Un concentrateur technique, opéré par la DGFiP et l’AIFE, centralise certaines données extraites des factures (et non les factures elles-mêmes) avant transmission à l’État.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Véritables maillons obligatoires du dispositif, les PDP assurent :

  • l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques,
  • l’extraction et l’envoi des données nécessaires au concentrateur,
  • l’e-reporting des opérations B2C et B2B internationales,
  • la gestion des statuts obligatoires (déposée, refusée, encaissée, rejetée).

Certaines solutions comme Open Bee combinent déjà les rôles de PDP et de GED, offrant une prise en charge complète du cycle de vie des factures, depuis leur émission jusqu’à leur archivage probant.

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)

Un OD est tout acteur non immatriculé par l’État qui intervient dans le traitement des factures.

Il peut proposer une multitude de services complémentaires : génération de factures aux bons formats, workflows de validation, rapprochements, intégration comptable, archivage…

Par exemple, une solution comme Zeendoc agit en tant qu’Opérateur de Dématérialisation : elle simplifie la gestion documentaire, centralise vos factures et automatise vos processus, tout en s’interfaçant avec une PDP pour l’échange officiel avec l’administration.

La différence clé avec une PDP ? Seule une PDP peut assurer l’échange officiel d’une facture électronique avec l’administration.

En résumé, vos factures ne circuleront plus directement entre fournisseurs et clients. Elles transiteront par un écosystème structuré (PDP, OD, annuaire, concentrateur) qui assure conformité, traçabilité et sécurité.

Le cycle de vie des factures : suivre chaque étape

Au-delà du dépôt des factures sur le Portail Public de Facturation (PPF) ou via une Plateforme Partenaire (PDP), la réforme impose un suivi précis de leur traitement.

Chaque facture passe par différents statuts obligatoires, qui permettent à l’émetteur comme au destinataire de suivre son avancement :

  • Déposée : la facture est transmise à la plateforme émettrice, qui atteste qu’elle est conforme et contrôlée.
  • Refusée : le destinataire rejette la facture dans son intégralité.
  • Encaissée : le fournisseur confirme avoir reçu le paiement (partiel ou total).
  • Rejetée : la plateforme détecte une anomalie fonctionnelle et bloque la facture.

Ce suivi assure une traçabilité complète, limite les litiges et renforce la transparence entre client, fournisseur et administration.

Avec une solution de GED comme Zeendoc ou Open Bee, vous pouvez visualiser en temps réel l’état de vos factures, recevoir des alertes automatiques en cas de rejet ou de refus, et conserver un historique horodaté conforme aux exigences légales.

Comment se préparer ? Notre accompagnement avec la GED

Cette réforme est plus qu’un projet informatique : c’est un projet d’organisation qui touche vos achats, vos ventes et votre comptabilité.

C’est là qu’interviennent les solutions de Gestion Électronique de Documents (GED), comme Zeendoc ou Open Bee, que nous déployons chez NEOXO.

Les avantages d'une solution GED pour réussir la réforme

  • Centralisation et Automatisation : Une GED comme Zeendoc ou Openbee vous permet de centraliser toutes vos factures (fournisseurs et clients) dans un classeur numérique unique. Fini les recherches fastidieuses et les classeurs papier qui s'entassent ! La solution automatise le classement, l'indexation et la recherche.
  • Conformité des formats : Les outils de GED sont conçus pour gérer les formats de la réforme. Ils convertissent vos factures PDF au format Factur-X (l'un des trois formats socles avec UBL et CII). Vous êtes ainsi assuré d'émettre des factures conformes qui ne seront pas rejetées.
  • Connexion simplifiée aux plateformes (PPF/PDP) : En tant qu'Opérateur de Dématérialisation (OD), une solution de GED s'interface directement avec le PPF ou les PDP. Elle peut transmettre nativement vos factures au PPF, gérer le e-reporting et suivre les statuts du cycle de vie des factures ("déposée", "rejetée", "encaissée", etc.).
  • Amélioration de vos processus internes : Mettre en place une GED est l'occasion d'optimiser vos circuits de validation des factures fournisseurs, de simplifier le rapprochement avec les bons de commande et d'accélérer les paiements. Open Bee, en combinant les rôles de PDP et de GED, assure une gestion complète du cycle de vie de la facture, de sa validation interne à son archivage à valeur probante.
  • Archivage à valeur probante : La loi impose une conservation des factures pendant 10 ans (Code du commerce). Une GED sécurise cet archivage, garantissant l'intégrité et la lisibilité de vos documents sur le long terme.

Quelques chiffres :

  • 40 % des violations de données en entreprise concernent encore des documents papier.
  • 83 % des salariés déclarent avoir déjà perdu du temps à cause de versions multiples d’un même document.
  • Une GED permet de réduire de 30 % les volumes d’impression, soit des centaines d’euros économisés par an.

Et si cette réforme devenait un atout pour votre entreprise ?

Adopter une GED n’est pas seulement une question de conformité :

  • vous gagnez en efficacité,
  • vous réduisez vos coûts,
  • vous améliorez votre image auprès de vos clients et partenaires.

Chez NEOXO, nous allons au-delà du logiciel :

  • Un partenaire local : basé dans l’Aube, à vos côtés au quotidien.
  • Un accompagnement humain et réactif : installation, formation, support.
  • Un guichet unique : GED, infogérance, cybersécurité, impression et bureautique pour une gestion simplifiée

En résumé, en adoptant une solution comme Zeendoc ou Openbee, vous ne faites pas que vous mettre en conformité. Vous modernisez votre gestion administrative, vous gagnez un temps précieux (en moyenne 15h par mois), vous réduisez vos coûts et vous sécurisez vos données.

La facture électronique, c'est demain. Ne laissez pas cette échéance vous prendre de court.

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