Avocats, notaires, commissaires de justice : comment choisir un prestataire informatique qui comprend votre cabinet ou votre étude

Comment juger un prestataire informatique quand on n'y connaît rien en informatique ?

Un confrère, un expert-comptable : vous savez les évaluer, c'est votre monde. Un informaticien, personne ne vous a appris. Alors souvent on choisit au bouche-à-oreille, au prix, ou on garde celui qu'on a.

Bonne nouvelle : pas besoin d'avoir fait LV2 informatique pour bien choisir. Il faut juste savoir quoi regarder. Et ça commence par une conviction :

Pourquoi un cabinet ou une étude n'est pas un client informatique comme les autres

Cabinet d'avocats, étude notariale ou de commissaire de justice : vous réunissez 3 exigences qu'on trouve rarement ensemble ailleurs :

• Connaître votre réseau. Postes, box, RPVA… : tout est relié. Exemple : le RPVA ne répond plus un jour d'échéance. Celui qui ne connaît pas la chaîne cherche. Celui qui la connaît répare, vite.
• Savoir qui gère quoi. Exemple : dans beaucoup d'études, le fournisseur du logiciel métier contrôle aussi le réseau et le pare-feu. Un prestataire qui l'ignore intervient à l'aveugle.
• Avoir le réflexe du secret professionnel. Vos machines portent des conclusions, des actes, des RIB. Exemple : celui qui les manipule comme les fichiers d'un commerce crée un risque à chaque intervention.

NEOXO accompagne des avocats, des notaires et des commissaires de justice aubois depuis plus de 20 ans.

Les 5 critères d'un prestataire qui comprend un cabinet ou une étude

Voici ce qu'un prestataire informatique doit connaître et savoir faire pour accompagner un professionnel du droit. Bonne nouvelle : ces 5 critères s'observent sans aucune compétence technique.

1. Il connaît vos outils métier. RPVA et e-Barreau chez l'avocat, Télé@ctes et le minutier chez le notaire, SECURACT chez le commissaire de justice… S'il découvre ces outils devant vous, passez votre chemin : il apprendrait votre métier à vos frais, panne après panne.
2. Il sait travailler avec le fournisseur de votre logiciel métier. Votre logiciel de cabinet et son hébergement restent chez celui qui vous le vend : SECIB ou Kleos chez l'avocat, iNot chez le notaire, Fiducial NEO ou CJ Métiers chez le commissaire de justice. Le prestataire informatique prend tout le reste : postes, réseau, impression, sauvegarde. Un bon prestataire connaît cette frontière et vous dit clairement qui gère quoi.
3. Il peut venir chez vous, vite. Une équipe locale qui se déplace physiquement au cabinet ou à l'étude quand le problème le demande, à Troyes comme dans tout l'Aube.
4. Il parle votre langue. Il comprend vos contraintes de délais et de secret, et vous explique les siennes sans jargon technique. Si vous sortez du rendez-vous sans avoir tout compris, le problème vient de lui.
5. Il rend le coût prévisible. Vous savez ce que vous payez chaque mois, ce que ça couvre et ce qui serait facturé en plus. Pas de facture surprise.

Le cas des études dont le logiciel métier contrôle aussi le réseau

Si le fournisseur de votre logiciel métier gère aussi votre réseau et votre pare-feu, ce qui est le cas dans beaucoup d'études notariales, aucun prestataire ne peut honnêtement promettre une prise en charge totale. Son périmètre s'arrête à la périphérie : les postes, l'impression, la sauvegarde de vos documents, la sensibilisation de l'équipe. Et ça tombe bien : cette périphérie, c'est exactement le métier historique de NEOXO.

Les questions à poser à un futur prestataire informatique

Vous rencontrez un prestataire qui pourrait remplacer le vôtre, ou reprendre ce que vous gérez en interne ? Voici les 5 questions à lui poser au premier rendez-vous :

1. "Vous travaillez déjà avec des cabinets, des études ? Depuis combien de temps ?"
2. "Comment travaillez-vous avec le fournisseur de mon logiciel métier ?"
3. "Qui intervient chez moi, et quelqu'un peut-il se déplacer ?"
4. "Qu'est-ce qui est compris dans le forfait, et qu'est-ce qui ne l'est pas ?"
5. "Signez-vous un engagement de confidentialité ?" (Pourquoi elle compte : ce prestataire verra vos dossiers. Votre responsabilité sur le secret professionnel, expliquée ici.)