Secret professionnel et informatique : jusqu'où va votre responsabilité ?

Quand vous envoyez une pièce à un client ou à un confrère, vous êtes-vous déjà demandé qui pourrait la lire en chemin ?

Peut-être pas. Et personne ne peut vous le reprocher : le secret, vous le tenez depuis le premier jour. Là-dessus, rien à vous apprendre.

Ce qui a changé, ce n'est pas le secret. C'est son support.

Le secret ne s'arrête plus à la porte de votre bureau

Il y a 15 ans, protéger un dossier, c'était une armoire qui ferme à clé et une équipe de confiance. Et ça suffisait. Aujourd'hui, le même dossier vit en plusieurs exemplaires : sur le serveur, dans la messagerie, dans le copieur qui scanne vers le cloud, sur le portable qui vous suit en audience. La pièce, l'acte, le RIB du client : tout ce qui était papier est devenu numérique.

Le droit, lui, n'a pas changé d'avis :

Une responsabilité qui ne se délègue pas

Posons le cadre.

• Le pénal : révéler une information à caractère secret, c'est l'article 226-13 du code pénal : jusqu'à 1 an d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende.
• La déontologie : chaque profession a sa maison : l'Ordre et le Conseil national des barreaux pour les avocats, le Conseil supérieur du notariat pour les notaires, la Chambre nationale des commissaires de justice pour les commissaires de justice. Toutes disent la même chose : protéger le secret fait partie du métier, informatique comprise. Les sanctions disciplinaires montent jusqu'à la radiation.
• Le RGPD : votre cabinet est responsable de traitement : c'est vous qui répondez des données que vos clients vous confient, pas votre logiciel métier ni votre prestataire informatique.

Trois cadres, une même logique :

Les 4 fuites les plus courantes dans un cabinet ou une étude

L'ANSSI (l'agence de l'État chargée de la sécurité informatique) a consacré un rapport entier à la menace qui vise les cabinets d'avocats. Dans les faits, les fuites passent par des portes très ordinaires.

• La pièce envoyée en clair. Des conclusions, un acte, un RIB partent en pièce jointe. Une erreur de destinataire ou une boîte mail compromise, et l'information est dehors.
• La sauvegarde que personne n'a vue. Il y a "une sauvegarde", quelque part. Qui l'a testée ? Qui peut l'ouvrir ? Une sauvegarde non maîtrisée, c'est un exemplaire complet de vos dossiers dans la nature.
• Les accès partagés. Le poste de l'accueil ouvert à tous, le mot de passe commun connu de toute l'équipe.
• Le prestataire sans engagement. Le technicien qui intervient sur votre serveur voit potentiellement tout. A-t-il signé un engagement de confidentialité ?

Ça vous parle ? C'est le quotidien de la plupart des cabinets et des études, à Troyes comme ailleurs. Et ça se traite.

Par où commencer

Par un état des lieux : où vivent vos données, qui y accède, ce qui part en clair, ce qui est réellement sauvegardé… Un diagnostic d'une heure dans votre étude suffit pour savoir où vous en êtes. Une bonne partie des trous se bouchent avec des mesures simples.

Chez NEOXO, c'est le point qu'on fait avec les cabinets et les études aubois, du copieur au pare-feu. Et on s'appuie sur des outils qui ont fait leurs preuves : Mailinblack pour la messagerie, Beemo pour la sauvegarde, Keeper pour les mots de passe…